Au 1er janvier prochain, la retenue à la source de l’impôt sur le revenu fera une entrée remarquée dans notre système fiscal. Dès lors, l’impôt sera prélevé par l’employeur, chaque mois, sur le montant net imposable des rémunérations de ses salariés, pour ensuite être reversé à l’administration fiscale.
Le but de cette réforme ? Moderniser et simplifier le recouvrement fiscal en collectant l’impôt sur les revenus en « temps réel », au fur et à mesure de leur perception. Et ainsi éviter des difficultés de trésorerie à ceux qui connaissent des changements de situation importants d’une année à l’autre. Décryptage de ce dispositif d’ampleur et de ses conséquences pour vous, employeur, en 8 points clés.
Quel taux appliquer ?
A l’occasion de la déclaration de revenus de 2017, l’administration fiscale a calculé le taux de prélèvement qui s’appliquera à vos salariés à partir de 2019. Ce taux, dit « personnalisé », est déterminé par foyer fiscal et tient compte de la situation familiale, des revenus et des charges du salarié. Les couples qui le souhaitent pourront toutefois opter pour des taux individualisés afin d’éviter que les deux conjoints ne soient prélevés au même taux, quel que soit leur salaire. Si l’un de vos salariés ne souhaite pas que vous connaissiez – en tant qu’employeur – son taux de prélèvement à la source, il peut opter pour le taux non personnalisé. Cette option ne présente un intérêt que s’il perçoit d’importants revenus en plus de ses salaires. Dans ce cas, vous appliquerez un taux non personnalisé qui dépendra uniquement du montant de sa rémunération et ne prendra pas en compte sa situation familiale. Si le taux non personnalisé est inférieur à son taux personnalisé, il devra alors verser tous les mois à l’administration fiscale une somme correspondant à la différence.
Quand le taux sera-t-il actualisé ?
Le taux de prélèvement sera actualisé en septembre 2019 pour tenir compte des changements éventuels consécutifs à la déclaration des revenus de 2018 effectuée au printemps 2019. C’est ce taux qui sera utilisé à partir de septembre 2019 jusqu’en août 2020. Ainsi le taux sera actualisé chaque année à la même période. En cas de changement de situation personnelle (mariage ou pacs, divorce ou rupture de pacs, naissance ou adoption, décès du conjoint), il reviendra au contribuable de demander une mise à jour à l’administration fiscale dans un délai de 60 jours. Par ailleurs, en cas de variation importante des revenus, le contribuable pourra déclarer ce changement à l’administration fiscale qui actualisera, dans ce cas, également, son taux de prélèvement.
Comment savoir quel taux appliquer à chacun de vos salariés ?
Vous devrez donc, en tant qu’employeur, opérer la retenue à la source en appliquant le taux d’imposition du salarié puis la reverser à l’administration fiscale. En pratique, vous recevrez le taux de prélèvement de chacun de vos salariés, suite au dépôt de votre Déclaration Sociale Nominative (DSN), en vous connectant au site Net-Entreprises.fr. Si aucun taux n’est transmis, vous devrez utiliser la grille de taux par défaut. Ce taux sera ensuite intégré dans le logiciel de paie de votre entreprise qui prendra en compte cette donnée pour calculer le salaire de chaque salarié. Puis, vous devrez reverser le prélèvement à l’administration quelques jours après le paiement du salaire. Ce délai sera variable selon la taille de votre entreprise. Ainsi, les reversements devront intervenir :
– le 8 du mois suivant pour les entreprises de plus de 50 salariés dont la date limite de dépôt de la DSN est fixée au 5 du mois ;
– le 18 du mois suivant pour les entreprises de moins de 50 salariés dont la date limite de dépôt de la DSN est fixée au 15 du mois.
Par exception, les entreprises de moins de 11 salariés pourront, sur option, procéder à un reversement trimestriel.
Quand recevrez-vous le taux à appliquer à chacun de vos salariés ?
L’administration fiscale transmettra le taux à appliquer à l’employeur durant le dernier trimestre 2018. Dès le premier revenu versé en 2019, ce taux de prélèvement sera appliqué au salaire. Et le prélèvement à la source apparaîtra clairement sur la fiche de paie.
Dans le cas d’un recrutement qui interviendra après 2019, il est prévu de permettre aux entreprises de récupérer le taux personnalisé de leurs salariés avant le premier versement de salaire pour l’appliquer immédiatement. En effet, en raison du délai nécessaire pour récupérer le taux personnalisé d’un salarié, vous aurez été amené à appliquer un taux neutre le premier voire les deux premiers mois de rémunération.
Comment communiquer auprès de vos salariés ?
Il n’existe aucune obligation légale d’information en la matière, mais vous avez tout intérêt à informer au plus tôt vos salariés de l’instauration du prélèvement à la source et de ses conséquences pratiques. Faire preuve de pédagogie reste bien entendu essentiel dans ce contexte. Il incombera en effet aux services de Paie et Ressources Humaines de rassurer les équipes, notamment en ce qui concerne la protection de leurs données personnelles. Vous pourrez notamment leur rappeler que leur interlocuteur pour toute question fiscale demeure la DGFiP.
3 mois d’essai pour simuler le prélèvement à la source ?
Si vous anticipez suffisamment, vous pourrez faire préfigurer le prélèvement à la source sur les bulletins de paie de vos salariés des 3 derniers mois de l’année 2018. Concrètement, si votre logiciel est adapté au prélèvement à la source à l’été 2018, vous pourrez recevoir, dès septembre 2018, les taux de prélèvement de vos salariés et simuler le PAS sur les bulletins de paie des mois d’octobre, novembre et décembre 2018. Une anticipation conseillée afin, de vérifier l’efficacité de votre logiciel de paie et de sensibiliser vos salariés à la réforme.
Quels impacts sur la fiche de paie ?
À partir de janvier 2019, les fiches de paie devront mentionner la rémunération nette avant impôt des salariés ainsi que l’assiette, le taux et le montant de l’impôt retenu. Concrètement, 2 nouvelles rubriques feront leur apparition. D’une part, les bulletins de salaire devront préciser le montant net de la rémunération due aux salariés avant le prélèvement de l’impôt sur le revenu, sous l’intitulé « Net à payer avant impôt sur le revenu ». D’autre part, les fiches de paie devront mentionner la base de calcul de l’impôt sur le revenu des salariés, le taux de prélèvement – qu’il soit personnalisé ou non personnalisé – qui leur est appliqué et le montant de l’impôt prélevé, sous l’intitulé « Impôt sur le revenu prélevé à la source ».
Quid de la confidentialité ?
Le contribuable ne communique aucune information d’ordre fiscal à son employeur. C’est l’administration qui reste son seul interlocuteur pour ces questions. La seule information transmise à l’entreprise par l’administration fiscale sera le taux de prélèvement, qui ne révélera aucune information spécifique. La grande majorité des contribuables (90 %) est en effet soumis à un taux de prélèvement à la source compris entre 0 et 10 %. Par ailleurs, un même taux peut recouvrir des situations très variées. La confidentialité sera donc garantie.
Si les employés ne souhaitent toutefois donner aucun indice de l’existence d’autres revenus dans leur foyer fiscal, ils pourront choisir qu’aucun taux ne soit transmis à leur employeur. Celui-ci utilisera alors un taux correspondant à la rémunération de son employé et qui ne tiendra pas compte de sa situation de famille.
Un kit a été publié par l’administration fiscale afin de vous accompagner dans la préparation et la mise en place du PAS de vos salariés. Il présente et explique la réforme tout en proposant des outils pratiques et pédagogiques.
Ce kit, téléchargeable, vous fournit également des supports utiles et pédagogiques afin de communiquer auprès de vos salariés sur les modalités de la réforme et notamment de leur rappeler que leur interlocuteur unique reste l’administration fiscale.